Abstract
Dette er en hovedfagsoppgave skrevet ved Institutt for Informatikk, Universitetet i Oslo.
En av bibliotekenes og arkivenes viktigste oppgaver er å ta vare på store mengder dokumenter, kunne presentere dem for brukere, og bevare dem for ettertiden, slik at informasjonen ikke går tapt.
Samlinger av analoge dokumenter tar stor plass, er sårbare overfor vær- og temperaturforhold, og kan være vanskelige å distribuere. Når de oppbevares riktig, er de imidlertid meget holdbare.
Digital teknologi har gjort lagring av dokumenter mindre plassavhengig, disse er blitt lettere og raskere å distribuere ved hjelp av telekommunikasjon, og slites ikke ved bruk. Digitale dokumenter er imidlertid i dag utsatt for stadig skiftende teknologi, med kompatibilitetsproblemer og uleselige dokumenter som resultat.
I denne oppgaven har jeg sett på hvilke informasjonskilder som finnes ombord i seilbåter og skip. Jeg har undersøkt hva som benyttes og hvorfor dette blir benyttet. Det har vist seg at tilgangen på analoge dokumenter utenom det maritime området, er meget begrenset. Jeg har erfart at selv om digital teknologi er tilgjengelig for alle mine fire studieobjekter, er det kun én som benytter digital teknologi aktivt. De tre andre benytter kun IT sporadisk.
Jeg har i tillegg studert en konsulentbedrift på land, som stilles overfor mange av de samme utfordringene som jeg har observert i det maritime miljøet. Dokumenter må transporteres mellom bedriftens kontorer, og kunden. For å kunne gjøre dette effektivt, benyttes digitale dokumenter. Hos Konsulentbedriften inngår IT som en vital del av de ansattes arbeidsoppgaver. Jeg har studert hvorledes digitale problemstillinger blir sett på, og hva som gjøres.
Jeg har fått bekreftet at selv om digital teknologien finnes tilgjengelig, er det fortsatt områder hvor det analoge, og da spesielt papirer, blir foretrukket. Jeg har også observert at det finnes et godt utbygd lovverk og rutiner for hvilke analoge dokumenter den enkelte bruker er pliktig til å ta vare på og innrette seg etter. Jeg har observert at analoge dokumenter således benyttes til langsiktig lagring. Atskillig arbeid blir lagt ned i å sikre langtidslagring av disse analoge dokumentene. Tilsvarende lovverk finnes ikke for digitale dokumenter. Digitale maskiner og medier går før eller senere i stykker. Samtidig endres programmer og filformater. Innsatsen som gjøres for unngå tap av langsiktige dokumentene, varierer mye, fra å ikke gjøre noe, til å bevare digitale dokumenter, medier, programvare og maskiner i egne lagre. Ingen av de brukerne som omfattes av denne undersøkelsen, legger opp til å kunne klare å unngå langsiktig tap av digitale dokumenter. Et resultat av dette, vil muligheten til å hente frem digital dokumenter og deres informasjon tapes. Informasjon som lagres digitalt, vil i dagens situasjon kun være praktisk gjenfinnbart i noen 10-år fremover.
Tap av informasjon vil ha store konsekvenser blant annet historisk, teknologisk og juridisk. Jeg har også studert to av Norges største samlere av dokumenter, Nasjonalbiblioteket (NB) og Riksarkivet
(RA), for å se hvorledes de takler langtidslagringsproblematikken. Her har jeg funnet stor ekspertise og vilje til å angripe dagens problemstillinger. Her har man f.eks. utarbeidet en egen forskrift
vedrørende digitale dokumenter. En forskrift som store deler av den offentlige sektoren plikter å følge.
Lagring av digitale dokumenter er en pågående prosess som krever innsats i dag, men også i morgen.