Sammendrag
Interessen for temaet informasjonsteknologi og beslutningsprosesser bygger på at det i de siste 30 årene har vært en stadig økning i braken av IT. Økningen i IT-anvendelsen har skjedd i samfunnet generelt, nasjonalt og internasjonalt, og da både innenfor privat og offentlig sektor. Det knyttes store forventninger til IT og det såkalte informasjonssamfunnet, og det vil derfor være interessant å se nærmere på hvilke konsekvenser som følger av dagens IT-bruk.
Formålet med oppgaven er å utvikle kunnskap om organisatoriske konsekvenser som følger med bruken av IT. Oppgavens hovedproblemstilling er: Om, og eventuelt hvordan påvirker ulike IT-tjenester forskjellige aspekter ved ustrukturerte beslutningsprosesser?
De uavhengige variablene i oppgaven er tre "beslektede" IT-tjenester; e-post, konferansesystemer og gruppekommunikasjonsstøttesystemer (GKSS).
Den avhengige variabelen er ustrukturerte beslutningsprosesser. Det som kjennetegner en ustrukturert beslutningsprosess kan i korte trekk sies å være som følger: I ustrukturerte beslutningsprosesser foreligger det i liten grad saksbehandlingsregler, og beslutningskriterier mangler eller er ikke kjent av beslutningsdeltakerne. Mål-middel sammenhengene er vage, og det er nødvendigvis ikke gitt hvem som har rett eller plikt til å delta i prosessen. En ustrukturert beslutningsprosess vil som oftest være unik, det vil si at det ikke finnes mange like/sammenlignbare saker i organisasjonen. Det vil ofte være behov for relativt stor grad av skjønnsutøvelse, og problemsituasjoner vil ofte framstå som kompleks. Det knytter seg sterk usikkerhet til hva slags informasjon som er nødvendig og hvor denne informasjonen er å finne. Ustrukturerte beslutningsprosesser vil være knyttet til en skiftende institusjonell ramme. Substansielt vil den typiske ustrukturerte beslutningsprosessen være å forbinde med beslutninger som fattes på høyt administrativt eller politisk nivå.
Resultatene i oppgaven er framkommet gjennom en kombinert litteratur- og surveystudie. Litteraturstudien bestod i å samle inne og systematisere litteratur som omhandlet effekten av B-post, konferansesystemer og GKSS på ustrukturerte beslutningsprosesser, mens surveystudien bestod i å analysere sammenhengen mellom bruken av e-post i norske departementer og tjenestemennenes kontakt- og kommunikasjonsmønstere.
Her følger noen av hovedfunnene som kom fram i oppgaven, funn som kan anvendes instrumentelt i organisatoriske endringsprosesser, og til å generere hypoteser for senere forskning rundt temaet IT og beslutningsprosesser:
· Antallet beslutningsdeltakere i ustrukturerte beslutningsprosesser vil sannsynligvis øke ved anvendelse av e-post, konferansesystemer og GKSS.
· Eksterne og perifere aktører får sannsynligvis lettere aksess til beslutningsprosessen ved anvendelse av e-post og konferansesystemer.
· Beslutningsdeltakere med lav sosial status blir sannsynligvis mer aktive ustrukturerte beslutningsprosesser når det anvendes e-post, konferansesystemer og GKSS.
· Kvinner deltar sannsynligvis mer aktivt i beslutningsprosessene ved anvendelse av e-post og konferansesystemer.
· E-post reduserer sannsynligvis betydningen av fysisk plassering for kontakten internt i organisasjonen (i norske departementer).
· E-post anses ikke som godt egnet for ulike former av ekstern kommunikasjon (i norske departementer).
· Tidsbruken i forbindelse med ustrukturerte beslutningsprosesser reduseres sannsynligvis ved anvendelse av e-post, konferansesystemer og GKSS.
· Informasjonsutvekslingen tiltar sannsynligvis i organisasjonen ved bruk av konferansesystemer, men det er mer usikkert om det samme gjelder ved bruk av e-post.
· Det er usikkert om bruk av e-post går på bekostning av eller er et supplement til bruken av andre medier.
· Sannsynligvis vil bruk av konferansesystemer være et supplement til bruken av andre medier.
· Det vil sannsynligvis ikke være noen forskjell i tilliten til den informasjon som blir formidlet ved hjelp av B-post sammenlignet med informasjon formidlet i ansikt-til-ansikt møter.
· Det vil sannsynligvis ikke være noen forskjell ved anvendelse av e-post og ansikt-til-ansikt møter i hvor formelle beslutningsdeltakerne er.
· E-post egner seg sannsynligvis dårligere enn ansikt-til-ansikt møter når det gjelder å påvirke og overbevise de andre beslutningsdeltakerne, men e-post er bedre egnet enn både telefon og papirbasert korrespondanse.
· Konferansesystemer og GKSS medfører sannsynligvis redusert konsensus blant beslutningsdeltakerne.
I store trekk kan det hevdes at IT-tjenestene e-post, konferansesystemer og GKSS, har organisatoriske konsekvenser generelt og konsekvenser for ustrukturerte beslutningsprosesser spesielt.