Den nye digitale kollegaen; En kvalitativ studie om ansattes opplevelse av robotic process automation (RPA)

Abstract

Tema og problemstilling Dette er en kvalitativ studie som belyser ansattes opplevelse av implementering av robotic process automation (RPA). For å muliggjøre dette har vi undersøkt tre ulike organisasjoner som alle har implementert RPA-tjenesten Bot-Anna, levert av Visma. RPA er programvareroboter som jobber tilnærmet likt mennesker i datasystemer, og som dermed kan bidra til å effektivisere organisasjoner ved å fjerne repetitive arbeidsoppgaver. Studien er sett i lys av digitaliseringen, som blant annet utfordrer eksisterende arbeidspraksis og følgelig skaper et behov for å generere nye måter å arbeide på. Av den grunn vil studien ta for seg hvordan organisasjonene har håndtert endringsprosessen fra manuelt til automatisert arbeid innen reiseregningsfaget, og hvordan organisasjonenes ansatte har opplevd dette. Vår problemstilling og tilhørende forskningsspørsmål ble undersøkt i lys av Kotters åttetrinnsmodell, Lewins tretrinnsmodell og Willcocks et al. sine syv strategiske dimensjoner for vellykket implementering av RPA. Ettersom vi anser automatisering som en type organisasjonsendring, vil det være relevant å inkludere teori om dette. Både Kotter og Lewin sine modeller viser hva organisasjoner bør ta hensyn til ved planlagte endringsprosesser. Willcocks et al. sine syv dimensjoner peker på ulike elementer som kan bidra til en vellykket automatiseringsreise. I tillegg til å fokusere på medarbeidernes opplevelser av det hele, ønsket vi også å se etter likhetstrekk mellom organisasjonenes handlinger og de ovennevnte endringsmodellene. Teoriene blir presentert nærmere i kapittel to. Studiens problemstilling er følgende: Hvordan tilrettelegger ledelsen for implementering av RPA, og hvordan opplever ansatte implementeringen? Forskningsspørsmål: - Hvordan jobber organisasjoner med å automatisere arbeidsprosesser som kan effektivisere virksomheten? - Hvordan foregår kommunikasjonen under implementeringsprosessen, og hvordan oppleves dette av de ansatte? - Hvordan arbeides det med å skape engasjement i endringsprosessen, og hvilken betydning har dette for implementeringen? Funn Selv om alle organisasjonene møtte på større og mindre utfordringer underveis i implementeringen, fant vi at Bot-Anna ble en naturlig del av de ansattes hverdag. Endringsprosessene viste seg å ha flere likhetstrekk med Kotter og Lewins endringsmodeller, samt elementer fra Willcocks et al. sine dimensjoner. Vi så antydninger til motstand hos alle organisasjonene, noen mer enn andre. Organisasjonene jobbet også ulikt med å skape engasjement i endringsprosessen. Vi fant sammenhenger mellom ledelsens strategier og grad av motstand mot endring. Oppsummert oppdaget vi at implementeringen av Bot-Anna har vært en lærings- og modningsprosess for alle organisasjonene.