Somatiske poliklinikkar i spesialisthelsetenesta - kortsiktig planlegging og lange ventelister Er det mogleg å få betre oversikt over og redusere ventelista utan auka ressursar? Gjennomføring av eit kvalitetsforbetringsprosjekt i lungepoliklinikk

Abstract

Abstrakt Vil ein ved å innføre ulike forbetringstiltak i ein somatisk poliklinikk kunne få betre oversikt over og redusere ventelista utan auka ressursar? For å svare på problemstillinga vart det gjennomført eit kvalitetsforbetringsprosjekt i lungepoliklinikken ved Haugesund sjukehus frå 4. mars 2020 til 5. mars 2021. Det vart gjennomført fokusgruppeintervju med medarbeidarar i lungepoliklinikken. Med utgangspunkt i resultatet av desse, samt bakgrunnsinformasjon, vart følgande forbetringspotensiale identifisert: Poliklinisk planleggingsteam, oppgåveplanlegging, rydding i ventelista, oppgåveforskyving, betre rutinar for opplæring av nye medarbeidarar, nye kontroll- og avslutningsrutinar for pasientar i poliklinikken samt ein del mindre forbetringstiltak. Kvalitetsforbetringsprosjektet nytta modell for kvalitetsforbetring for implementering av forbetringstiltaka (Folkehelseinstituttet, 2015). Kvantitative data viser at ventelista vart redusert frå 1291 pasientar til 1072 pasientar frå prosjektstart til prosjektslutt. Pasientar som passerer tentativ time (PTD%) vart redusert frå 27% til 8 %, fristbrot vart redusert til null og planleggingshorisont frå 14 veker til 13 veker. Utfordringar i oppgåva er fleire, men den største er Covid-19-pandemien. Pandemien pregar heile prosjektet og vil virke inn på resultata. Andre utfordringar er manglande brukarperspektiv, fråvær av forbetringstiltak retta mot primærhelsetenesta, det å kunne måle spesifikk effekt av dei ulike forbetringstiltaka og prosjektleiar sine mange ulike roller. Det kan sjå ut som summen av fleire forbetringstiltak gir effekt over tid. Det at det vart etablert eit poliklinisk planleggingsteam vurderast som avgjerande for gjennomføring av prosjektet og resultatet. Som hovudkonklusjon viser resultata at det er mogleg å få betre oversikt over og redusere ventelista utan auka ressursar. Det er fortsatt utfordringar knytt til oppgåveplanlegging og då særleg langtidsplanlegging. Erfaringar frå dette kvalitetsforbetringsprosjektet kan nyttast også ved andre somatiske poliklinikkar med lange ventelister. Forbetringsarbeid vil kunne lukkast dersom ein nyttar ulike tiltak og arbeidar systematisk og målretta over tid.

Abstract Would introducing various Improvement measures at somatic outpatient clinics allow us to gain a better overview of waiting lists, and reduce these without increasing staffing? In order to answer that question, a quality improvement project was carried out at the pulmonary outpatient clinic at Haugesund Hospital from 04 March 2020 to 05 March 2021. Focus group interviews were conducted with colleagues at the pulmonary outpatient clinic. Based on the results of these interviews, as well as background information, the following potential for improvement was identified: Outpatient planning teams, task planning, clearing waiting lists, task delays, better routines for training new staff, new control and termination routines for patients at the outpatient clinic and some minor Improvement measures. The quality improvement project used a model for quality Improvement for the implementation of Improvement measures (Folkehelseinstituttet, 2015) Quantitative data shows that, from the start of the project until its conclusion, waiting lists could be reduced from 1291 patients to 1072 patients, patients passing tentative time (PTD%) was reduced from 27% to 8%, failing to reach deadlines was reduced to zero, and task planning from 14 weeks to 13 weeks. Regarding task planning, long-term planning (over 3 months) was especially difficult to achieve. There are many challenges to task completion, but the most challenging was the COVID-19 pandemic. The pandemic influenced this whole project and affects the results. Other challenges were the different user perspectives, absence of Improvement measures aimed at primary health services, difficulty differentiating the effects of the various Improvement measures and the project manager's many different roles. It would appear that the sum of several Improvement measures had good effect over time. An outpatient planning team/project group was considered to be decisive for the project and the results. As a conclusion, the results from the project show that it is possible to get an overview of and reduce waiting lists without increasing staff. Task planning is still challenging. Experience from this quality improvement project can also be used at other somatic outpatient clinics with long waiting lists. Improvement work could be eliminated if various measures are implemented and work is done systematically and targeted over time.