Kunnskapsdeling i en geografisk distribuert organisasjon

Abstract

Bakgrunnen for oppgaven og forskningsspørsmål: Vi har i denne oppgaven undersøkt kunnskapsdelingsprosesser mellom ansatte på tvers av geografiske grenser i en non-profit distribuert organisasjon som preges av en best practice tankegang. Organisasjonen er opptatt av at deres best practices skal være oppdatert i henhold til relevant forskning. Det kan dermed reises spørsmål om utfordringer og hindringer knyttet til kunnskapsdeling i organisasjonen. Disse aspektene gjør seg særlig relevante i og med at distribuerte organisasjoner ikke er bundet i én, men flere arbeidskontekster. Vi har i denne sammenheng valgt å undersøke følgende problemstilling: Hva kjennetegner kunnskapsdeling i Reach for Change mellom de ansatte i forskjellige land knyttet til arbeid med deres Akselerator- og Inkubatorprogram? • Hvordan deles kunnskap mellom ansatte i Reach for Change? • Hvilke forutsetninger opplever de ansatte som viktige for kunnskapsdelingen? • Hvilke utfordringer oppstår? Teori og metode: Vi har et overordnet perspektiv på kunnskap og kunnskapsdeling som praksisorientert. Dette innebærer at vi fokuserer på prosesser knyttet til deling av kunnskaper og meningsskaping som i vårt case forutsetter interaksjon mellom de ansatte ved hjelp av teknologiske kommunikasjonsverktøy. Innenfor dette brukes Filstad (2016) for å forstå tillit, bekjentskap og felles forståelse i forbindelse med kunnskapsdeling, Nonaka, Byosiere, Borucki & Konno (1994) for å forstå vekslingen mellom eksplisitt og implisitt og Nonaka (2000) for felles kontekst, samt Carlile (2002, 2004) for å få innsikt i kunnskapsgrenser. I tillegg trekker vi inn begreper fra Timmermans & Berg (1997) om lokal universalitet for å adressere kunnskapsdeling knyttet til standarder og utvikling av best practices i organisasjonen. Oppgaven er en kvalitativ casestudie med et fenomenologisk utgangspunkt knyttet til de ansattes opplevelser av ulike aspekter ved kunnskapsdeling i Reach for Change. Vi har benyttet oss av triangulering, hvor vi benyttet ulike datakilder for å belyse spørsmålene fra flere kilder og tolkninger. Det ble dermed gjennomført innhenting av informasjon ved hjelp av et spørreskjema i forkant av de kvalitative intervjuene. Spørreskjemaet hadde en kartleggingsfunksjon hvor vi ønsket å undersøke sentrale aspekter ved problemstillingen som vi kunne studere nærmere i de kvalitative intervjuene. Analysetilnærmingen er basert på tematiske analyser. Resultater og implikasjoner: Gjennom oppgaven har vi sett hvordan de ansatte i Nord-Europa regionen av Reach for Change opplever kunnskapsdeling i organisasjonen gjennom bruk av teknologiske kommunikasjonsverktøy. Informantene oppga at kunnskap i stor grad deles mellom de ansatte gjennom organiserte og planlagte aktiviteter. Det fremkommer at det tidvis kan være en utfordring for organisasjonen å utnytte potensialet knyttet til de teknologiske kommunikasjonsverktøyene på en god nok måte for å tilrettelegge for en felles kontekst i forbindelse med de ansattes arbeid. Våre funn viser at de teknologiske verktøyene som benyttes for å kommunisere ikke alltid fungerer optimalt, noe som potensielt kan hindre effektiv kunnskapsdeling på tvers av geografiske grenser. Bruken av kamera i interaktive møter blir gjennomgående trukket frem som et eksempel på utfordringer ved denne typen kommunikasjon, ved at deltakerne opplever at de er mindre aktive i møter som tar plass i virtuelle rom sammenlignet med fysiske møter. Dette impliserer at det eksisterer spenninger mellom muligheter ved bruken av teknologisk kommunikasjonsverktøy og hvilke begrensninger som finnes sammenlignet med fysisk interaksjon. Funnene viser også at det er et gjennomgående ønske at ledelsen tilrettelegger for mer uformell kunnskapsdeling mellom ansatte i ulike land, på grunn av de ansattes opplevelse av mangel på tid og ressurser. Tilgangen til arenaer for kunnskapsdeling oppleves av de ansatte som verdifull for deres arbeid og ser ut til å ha en sammenheng med en felles forståelse av organisasjonens mål og hverandres kunnskap. Det å kjenne hverandre og ha kjennskap til hva medarbeidere gjør er en viktig forutsetning for tillit, som igjen gjør det mulig å dele både gode eksempler og eksempler på ting som ikke har fungert i arbeidet. I tillegg opplever de ansatte at deres engasjement og deltakelse i kunnskapsdelingsprosesser påvirkes av kjennskap og tillit til sine medarbeidere. Bekjentskap og tillit ser videre ut til å ha en sammenheng med former for kommunikasjon mellom de ansatte. Denne kan deles inn i lederstyrt og brukerinitiert, hvor en av forskjellene mellom disse er at den brukerinitierte kommunikasjonen i større grad blir preget av fleksibilitet. Det viser seg derimot at det oppstår spenninger mellom fleksibilitet og effektivitet i arbeidet. Disse spenningene er knyttet til hvorvidt de ansatte ser på sitt arbeid som medvirkende for utviklingsprosesser i Reach for Change, samt deres egen forståelse av allerede utviklede standarder og best practices i organisasjonen. Dette indikerer at de ansattes opplevelser av balanseforholdet mellom effektivitet og fleksibilitet ser ut til å ha en innflytelse på deres engasjement i arbeidet. De ansattes ulike oppfattelser av samme begreper ser også ut til å ha en innvirkning på deres arbeid. Dette kan bety at det vil være fordelaktig for organisasjonen å kartlegge utfordringer og grenser som kan oppstå. En slik kartlegging kan gi verdifull informasjon i forbindelse med å legge til rette for at utfordringene kan løses og grensene kan overkommes.