Innføring av Robotic Process Automation i Bergen kommune

Abstract

Denne oppgaven tar for seg Bergen kommunes RPA-prosjekt. Robotic Process Automation er en type automasjon hvor en programvare kommuniserer med annen programvare på samme måte som et menneske gjør. Pilotering av RPA i Bergen kommune startet i November 2015, omtrent et år senere var første prosess i produksjon. RPA beskrives som et verktøy som skal være enkelt å bruke og utvikle nye prosesser i. På tross av dette har kommunen møtt på en del problemer underveis. Jeg lurte på hvilke faktorer som har hemmet, og hvilke faktorer som har fremmet Bergen kommunes implementering av RPA så langt. Forskningsspørsmålet mitt ledet meg til tre dimensjoner som la grunnlaget for den teoretiske delen av oppgaven: intensjon og begrunnelse, organisering, og teknologi. Gjennom observasjon, intervju, dokumentanalyse og dialog identifiserte jeg 13 funn. Blant faktorer som positivt har påvirket kommunens implementering av RPA er arbeidet som tidligere har vært lagt ned i digitaliseringssatsing og at kommunen vektlegger at de ikke ønsker en nedbemanning. Kommunen har hele tiden forholdt seg til det som virksomhetsutvikling fremfor et rent it-verktøy. Ved å ha en ustrukturert beslutningsprosess har prosjektet hatt den fleksibiliteten den har trengt for ikke å stagnere. Kommunen har brukt media på en god måte og funnet smarte løsninger på lisensiering. Faktorer som har hemmet innføring av RPA, som har gjort at kommunen har brukt lengre tid enn antatt inkluderer at det har vært en ustrukturert prosess med utilstrekkelig kommunikasjon mellom aktørene. Kommunen har ventet med å utvikle forvaltningen og kartleggingen har vært krevende. Utvikling i Sikker sone vært svært tidkrevende og medført en rekke utfordringer som følge av sikkerhets- og personvernskrav.