Styring av offentlige IKT-prosjekter : beslutningsprosessen rundt Utlendingsdirektoratets nye datasystem

Abstract

Oppgaven stiller følgende spørsmål: Hva påvirker beslutninger ved valg, utforming og iverksetting i nyutvikling av IKT-systemer i offentlig sektor?

Som svar på denne problemstillingen gir oppgaven en beslutningsteoretisk analyse av planleggingsprosessen til Datasystem for UtlendingsForvaltningen. Casen er et eksempel på nyutvikling av IKT, altså et system som bygges opp rundt spesielle faglige behov til organisasjonen som skal bruke det. Det er altså ikke tale om helt ferdigproduserte moduler. Systemet er utviklet i regi av Utlendingsdirektoratet og har, i likhet med flere andre store offentlige dataprosjekter, fått forskjøvet de opprinnelige mål for omfang og tidsplan. Mot slutten av oppgaven diskuteres det om planleggingsfasen kan brukes til å forklare noe av målforskyvningen.

Det er benyttet fire beslutningsteoretiske perspektiver til å kartlegge prosessen som gikk forut for fem beslutningspunkter i planleggingen av datasystemet: Design-perspektivet vektlegger ledelsens mål i en kollektiv beslutningsprosess. Interessehevdingsperspektivet retter fokus mot stabile interessekonstellasjoner og det interne spillets betydning. Perspektivet med løst koplete systemer er en kritikk av forutsetningen om henholdsvis faste mål og fast deltakelse som ligger i de to foregående. Det regner blant annet aktørenes individuelle fordeling av tid som betydningsfull for beslutningene. I omgivelsesperspektivet begrenser omgivelsene mulighetene for beslutningstakerne til å treffe rasjonelle beslutninger. Målet har vært å foreta en mønstersammenlikning av prosessen, hvilket perspektiv er best egnet til å forklare beslutningene i planleggingen av datasystemet?

I datakonstruksjonen er det brukt dokumenter hentet fra IKT-prosjektenhet, systemleverandøren, ansvarlig departement og bakgrunnsmateriale fra en ekstern evaluering. I tillegg er det foretatt dybdeintervjuer av ti sentrale informanter i prosjektet.

Konklusjonen på oppgaven er at en kombinasjon av interessehevdingsperspektivet og perspektivet med løst koplete systemer har opptrådt både med tilstrekkelig hyppighet og styrke til å forklare beslutningsprosessen. Design-perspektivet ble avkreftet for alle variabler, mens omgivelsesperspektivet, til tross for at det forekom hyppig, ikke har hatt nok forklaringskraft til å gjøre seg gjeldende for hele prosessen.

Oppgavens avsluttende diskusjon munner ut i formulering av et generelt læringsmønster som kombinerer interessehevding og løst koplete systemer. Læringsmønsteret kan brukes til å forklare problemene med å konkretisere abstrakte visjoner ned i konkrete arbeidsoppgaver, som særlig nyutvikling av IKT-system i offentlig sektor krever.