En evalueringsrapports liv etter fødselen : - om bruken av en evalueringsrapport fra KS Konsulenttjenester i Bærum kommune

Abstract

Hva skjer med en evalueringsrapport etter at den er utarbeidet? Hvordan bruker mottakerne rapporten? I hvor stor grad blir rapporten brukt som direkte grunnlag for beslutninger, til å endre eksisterende oppfatninger, til å legitimere beslutninger som allerede er tatt eller til å vise overfor andre at organisasjonen er rasjonelt og effektivt drevet?

Disse spørsmålene er det oppgaven forsøker å gi svar på. Ved hjelp av Hagen og Rose (1978) sin modell for læring i organisasjoner og Vedungs typologi for hvordan evalueringsrapporter kan bli brukt, har jeg undersøkt hvordan ansatte i Bærum kommune nyttiggjorde seg av en evalueringsrapport. Evalueringsrapporten i mitt case er en rapport utarbeidet av KS Konsulenttjenester på oppdrag fra politikerne i Bærum kommune. Politikerne ønsket å få et innblikk i hvor langt man var kommet i gjennomføringen av et stort omorganiseringsprosjekt i Bærum kommune, og om man hadde oppnådd noen forbedringsgevinster.

KS Konsulenttjenester ble ferdig med sin evalueringsrapport mai 1999 og i oppgaven har jeg forsøkt å finne ut hvordan rapporten er blitt brukt etter dette. Resultatene viste at rapporten først og fremst er blitt brukt interaktivt, etter respondentenes oppfatning. Det vil si at den først og fremst er blitt brukt til å utdype de problemstillingene som kommunen allerede arbeidet med. Rapporten har dessuten gitt de ansatte nye begreper og en bedre oversikt over kommuneadministrasjonen, hvordan den fungerer og hvordan kommunen stiller seg sammenlignet med andre kommuner. Rapporten er i mindre grad blitt brukt som direkte grunnlag for beslutninger (instrumentell bruk) eller til å vise overfor andre at kommunen er effektivt og rasjonelt drevet (symbolsk bruk). Flertallet av respondentene var dessuten enige om at rapporten i mindre grad var blitt brukt til å legitimere beslutninger (legitimerende bruk).

I tillegg har jeg ved hjelp av Hagen og Rose sin modell plukket ut og undersøkt fem uavhengige variabler som mulige forklaringer på variasjoner i oppfatningene om bruken av rapporten. De fem variablene er involvering i arbeidet med evalueringsrapporten, hvordan rapporten er blitt presentert og diskutert i avdelingen, utdanningsbakgrunn (høyskole eller universitet, samt juridisk/økonomisk/teknisk utdanning versus sosialfaglig utdanning) og til slutt kjønn.

Hvorvidt involvering i arbeidet med rapporten har hatt betydning for oppfatningene om bruken, ble undersøkt. Her viste resultatene at involvering hadde hatt en positiv effekt på oppfatningene om bruken. Alle formene for bruk, unntagen legitimerende bruk, fikk en gjennomsnittlig høyere skåre blant de involverte enn blant de ikke-involverte. Videre undersøkte jeg hvordan rapporten hadde blitt presentert og diskutert innad i hver avdeling. Her viste resultatene at en grundig diskusjonsprosess hadde hatt en positiv effekt på instrumentell og legitimerende bruk.

I tillegg undersøkte jeg utdanningsbakgrunn og kjønn som mulige forklaringsvariabler på variasjoner i oppfatningene om bruken av rapporten. Resultatene viste at de med høyskoleutdannelse i større grad enn de med universitetsutdannelse hadde brukt rapporten instrumentelt, interaktivt og symbolsk, mens når det gjaldt legitimerende bruk var tendensen motsatt. Videre fant jeg ut at de med juridisk/økonomisk/teknisk utdanning kom ut med en høyere gjennomsnittlig skåre på alle typer bruk unntagen instrumentell bruk, i forhold til personer med sosialfaglig utdanning. Når det gjaldt forskjeller mellom kvinner og menn i utvalget, så viste det seg at kvinnene kom ut med høyest gjennomsnittlig skåre på instrumentell, interaktiv bruk og symbolsk bruk, mens mennene kom ut med høyest gjennomsnittlig skåre på legitimerende bruk.